Облік заохочень і дисциплінарних стягнень, що застосовуються до осіб рядового і начальницького складу, ведуть підрозділи по роботі з персоналом органів внутрішніх справ на підставі відповідних наказів.
Відомості про заохочення та дисциплінарні стягнення, застосовані до осіб рядового і начальницького складу, заносяться в місячний строк до особових справ цих осіб із зазначенням таких даних:
1) хто, коли та на якій підставі застосував заохочення або наклав дисциплінарне стягнення;
2) номер і дата наказу про заохочення або накладення дисциплінарного стягнення, відмітка про ознайомлення з наказом та інформація про те, чи не оскаржувався наказ про накладення дисциплінарного стягнення (а в разі оскарження - яке рішення прийнято, ким і коли);
3) номер і дата наказу про зняття дисциплінарного стягнення або відмітка про закінчення строку його дії.
Форма та порядок ведення особових справ осіб рядового і начальницького складу затверджуються міністром внутрішніх справ України.