Облік заохочень і дисциплінарних стягнень, що застосовуються до посадових осіб митної служби, ведуть підрозділи кадрової служби митних органів на підставі відповідних наказів.
Відомості про заохочення та дисциплінарні стягнення, застосовані до посадових осіб митної служби, заносяться у тижневий строк до особових карток цих осіб із зазначенням таких даних:
1) хто, коли та на якій підставі застосував заохочення або дисциплінарне стягнення;
2) номер і дата наказу про застосування дисциплінарного стягнення, відмітка про ознайомлення з наказом та інформація про те, чи не оскаржувався посадовою особою митної служби наказ про застосування дисциплінарного стягнення (а в разі оскарження - яке рішення прийнято, ким і коли);
3) номер і дата наказу про зняття дисциплінарного стягнення або відмітка про закінчення строку його дії.
Форма та порядок ведення особових карток посадових осіб митної служби затверджуються керівником спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади в галузі митної справи.