Дипломатичні ранги Надзвичайного і Повноважного Посла, Надзвичайного і Повноважного Посланника першого класу, Надзвичайного і Повноважного Посланника другого класу присвоюються Президентом України за поданням Міністра закордонних справ України.
Особам, яким присвоєно дипломатичні ранги Надзвичайного і Повноважного Посла, Надзвичайного і Повноважного Посланника першого класу, Надзвичайного і Повноважного Посланника другого класу, видається відповідна грамота, що засвідчує їх статус, за підписом Президента України.
За цією категорією осіб зберігається право на користування дипломатичним паспортом довічно.
Інші дипломатичні ранги присвоюються Міністром закордонних справ України на підставі рекомендацій атестаційної комісії Міністерства закордонних справ України.
Присвоєння дипломатичного рангу здійснюється згідно з посадою, яку займає дипломатичний працівник. Відповідність посад дипломатичних працівників дипломатичним рангам визначається Переліком посад, приписаних до дипломатичних рангів України, який затверджується Президентом України.
Особа, яка вперше призначається на приписану за дипломатичним рангом посаду, вважається прийнятою на дипломатичну службу, про що робиться відповідний запис у трудовій книжці.
У разі призначення дипломатичного працівника на іншу посаду, приписану до дипломатичного рангу вищого рівня, йому присвоюється відповідний дипломатичний ранг без урахування строків перебування у дипломатичних рангах, передбачених статтею 18 цього Закону.
За значні успіхи в роботі та особливі заслуги дипломатичним працівникам може бути присвоєно черговий дипломатичний ранг до закінчення строків, передбачених статтею 18 цього Закону (дострокове присвоєння дипломатичного рангу), і без додержання черговості присвоєння рангів (позачергове присвоєння дипломатичного рангу). Дострокове чи позачергове присвоєння дипломатичного рангу здійснюється відповідно до Переліку посад, приписаних до дипломатичних рангів.
Якщо дипломатичний працівник перейшов на нижчу посаду або залишив дипломатичну службу, на яку потім повернувся, за ним зберігається присвоєний дипломатичний ранг.
За сумлінну працю дипломатичному працівникові в разі виходу на пенсію (відставку за станом здоров'я) може бути присвоєно черговий дипломатичний ранг поза межами посади, яку він займав.
У трудовій книжці дипломатичного працівника робляться записи про присвоєння дипломатичних рангів та позбавлення дипломатичного рангу.