Дипломатичні ранги присвоюються особам, які перебувають на державній службі, принципи, завдання та функції якої відповідають дипломатичній службі в Україні і визначені Законом України "Про дипломатичну службу" ( 2728-14 ), і є державними службовцями згідно з Законом України "Про державну службу" ( 3723-12 ).
Державним службовцям, які працюють у системі органів дипломатичної служби, дипломатичний ранг присвоюється Міністром закордонних справ України.
Державним службовцям, які працюють в Апараті Верховної Ради України, Адміністрації Президента України та Секретаріаті Кабінету Міністрів України і фахова діяльність яких відповідає принципам, завданням та функціям дипломатичної служби в Україні згідно з Законом України "Про дипломатичну службу" ( 2728-14 ), дипломатичний ранг присвоюється Міністром закордонних справ України за поданням керівника відповідного органу чи установи.
Присвоєння дипломатичного рангу здійснюється згідно з посадою, яку займає державний службовець. Відповідність посад державних службовців дипломатичним рангам визначається Переліком посад, приписаних до дипломатичних рангів України ( 301/2002 ), який затверджує Президент України.
Дипломатичні ранги Надзвичайного і Повноважного Посла, Надзвичайного і Повноважного Посланника першого класу, Надзвичайного і Повноважного Посланника другого класу присвоюються Президентом України за поданням Міністра закордонних справ України.
Керівники міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Апарату Верховної Ради України, Адміністрації Президента України та Секретаріату Кабінету Міністрів України, а також голови комітетів Верховної Ради України мають право вносити подання до Міністерства закордонних справ України про присвоєння дипломатичного рангу працівникам відповідних органів, установ та їх структурних підрозділів.
Особа, яка вперше приймається на дипломатичну службу, призначається на приписану до дипломатичного рангу посаду з наступним присвоєнням дипломатичного рангу відповідно до займаної посади.
У разі призначення державного службовця на іншу посаду, приписану до дипломатичного рангу вищого рівня, йому може бути присвоєно відповідний дипломатичний ранг без урахування строків перебування у дипломатичних рангах, передбачених статтею 3 цього Закону.
В окремих випадках за значні успіхи в роботі та особливі заслуги дипломатичним працівникам може бути присвоєно черговий дипломатичний ранг до досягнення строків, передбачених статтею 3 цього Закону. Не допускається дострокове присвоєння дипломатичного рангу два рази підряд.
Якщо дипломатичний працівник перейшов на нижчу посаду або залишив дипломатичну службу, на яку потім повернувся, за ним зберігається присвоєний дипломатичний ранг.
Дипломатичні ранги, як правило, присвоюються особам віком до 60 років. За сумлінну працю дипломатичному працівникові в разі виходу на пенсію (відставку за станом здоров'я) може бути присвоєно черговий дипломатичний ранг поза межами посади, яку він займав.
Протягом року державному службовцю, який був призначений на посаду Надзвичайного і Повноважного Посла України, Постійного представника України при міжнародній організації, присвоюється відповідний даній посаді дипломатичний ранг.
У трудовій книжці державного службовця робляться записи про присвоєння дипломатичних рангів та позбавлення дипломатичного рангу.