1. Компетентний орган документує здійснення заходів державного контролю та інших офіційних заходів відповідно до законодавства.
2. Документами компетентного органу, що складаються під час організації, здійснення та за результатами заходів державного контролю, зокрема, є:
1) рішення (наказ) про проведення заходів державного контролю;
2) посвідчення (направлення) на проведення заходів державного контролю;
3) акт, який складається за результатами здійснення заходів державного контролю;
4) приписи, розпорядження, протоколи;
5) постанови у справах про адміністративні правопорушення;
6) постанови про накладення адміністративно-господарських санкцій;
7) претензії щодо відшкодування збитків (шкоди), заподіяних державі внаслідок порушення вимог законодавства про захист рослин.
3. Форми документів, що складаються за результатами здійснення заходів державного контролю, затверджуються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері захисту рослин.
4. Акт, що складається за результатами здійснення заходів державного контролю, повинен включати, зокрема, таку інформацію:
1) дата складення акта;
2) тип заходу державного контролю (плановий або позаплановий);
3) посада, власне ім’я та прізвище посадової особи, яка здійснила захід державного контролю;
4) найменування оператора ринку, щодо діяльності якого здійснювався захід державного контролю;
5) опис мети заходу державного контролю;
6) застосовані методи державного контролю;
7) результати здійснення заходу державного контролю;
8) заходи, які має вжити оператор ринку за результатами здійснення заходу державного контролю на вимогу компетентного органу;
9) вичерпний перелік питань для перевірки дотримання оператором ринку законодавства про захист рослин з посиланням на положення нормативно-правового акта (статтю, її частину, пункт, підпункт, абзац), що підлягає дотриманню та/або виконанню оператором ринку.
5. У разі створення оператором ринку перешкод посадовій особі компетентного органу у здійсненні нею заходів державного контролю в акті, що складається за результатами здійснення заходів державного контролю, наводиться опис дій чи бездіяльності, що призвели до створення таких перешкод.
6. Забороняється здійснення заходів державного контролю щодо питань, які:
1) відсутні в акті, що складається за результатами здійснення заходів державного контролю;
2) не містять посилань на положення нормативно-правового акта (статтю, її частину, пункт, підпункт, абзац), що підлягає дотриманню та/або виконанню;
3) не стосуються оператора ринку, щодо якого здійснюються заходи державного контролю.
Якщо в результаті здійснення заходів державного контролю виявлено невідповідність вимогам законодавства про захист рослин, в акті, що складається за результатами здійснення заходів державного контролю, наводиться детальний опис виявлених порушень з посиланням на відповідні вимоги законодавства про захист рослин.
7. Акт, що складається за результатами здійснення заходів державного контролю, оформлюється в останній день здійснення заходів державного контролю у двох примірниках, кожний з яких підписують посадова особа компетентного органу, яка здійснювала заходи державного контролю, та оператор ринку, стосовно якого здійснювалися такі заходи, та протягом п’яти робочих днів надається оператору ринку.
8. Якщо оператор ринку не погоджується з актом, складеним за результатами здійснення заходів державного контролю, він підписує його із зауваженнями. Зауваження оператора ринку щодо здійснення заходів державного контролю є невід’ємною частиною такого акта.
9. У разі відмови оператора ринку від підписання акта, складеного за результатами здійснення заходів державного контролю, посадова особа компетентного органу вносить до такого акта відповідний запис.
10. Один примірник акта, складеного за результатами здійснення заходів державного контролю, вручається оператору ринку, а другий зберігається у компетентному органі.
11. Посадові особи компетентного органу, а також оператори ринку мають право фіксувати процес здійснення заходів державного контролю засобами аудіо- та відеотехніки.
12. Особи, які здійснюють інші офіційні заходи, зобов’язані:
1) оформлювати їх з дотриманням вимог законодавства про захист рослин;
2) вести записи про інші офіційні заходи (у паперовій та/або електронній формі);
3) за запитом компетентного органу надавати інформацію про здійснені ними інші офіційні заходи.