1. Інформаційно-комунікаційна система компетентного органу є об’єктом права державної власності. Держателем, адміністратором та технічним адміністратором інформаційно-комунікаційної системи компетентного органу є компетентний орган.
2. Функції адміністратора інформаційно-комунікаційної системи компетентного органу може здійснювати державне підприємство або державна установа, що належить до сфери управління компетентного органу, чи інша юридична особа публічного права, визначена компетентним органом.
Функції технічного адміністратора інформаційно-комунікаційної системи компетентного органу на підставі договору з компетентним органом може здійснювати державне підприємство або державна установа, що належить до сфери управління компетентного органу, чи інша юридична особа публічного права, визначена компетентним органом.
3. Функціонування інформаційно-комунікаційної системи компетентного органу забезпечує компетентний орган з дотриманням вимог законодавства про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах.
4. Обробка персональних даних в інформаційно-комунікаційній системі компетентного органу проводиться виключно з метою здійснення заходів державного контролю та інших офіційних заходів відповідно до цього Закону.
5. Інформаційно-комунікаційна система компетентного органу повинна забезпечувати щонайменше:
1) формування (збирання), обробку, зберігання, обмін інформацією та документами, що стосуються заходів державного контролю та інших офіційних заходів;
2) управління та обробку відомостей про результати здійснення державного контролю та інших офіційних заходів, у тому числі формування звітів;
3) функціонування особистого електронного кабінету.
6. Вимоги до функціонування інформаційно-комунікаційної системи компетентного органу розробляються та затверджуються компетентним органом і, зокрема, включають:
1) технічні специфікації інформаційно-комунікаційної системи компетентного органу та її системних компонентів (підсистем), у тому числі механізм електронного обміну даними для обміну з іншими інформаційно-комунікаційними системами, визначення стандартів, які застосовуються, визначення структур повідомлень, словників даних, порядку обміну протоколами та процедурами;
2) визначення особливостей захисту персональних даних в інформаційно-комунікаційній системі компетентного органу та її компонентах, безпеки обміну інформацією;
3) визначення особливостей взаємодії інформаційно-комунікаційної системи компетентного органу з іншими інформаційно-комунікаційними системами, електронно-інформаційними ресурсами, реєстрами та кадастрами;
4) визначення заходів, що вживаються у разі виникнення надзвичайних обставин, у тому числі у разі недоступності будь-якого функціонала інформаційно-комунікаційної системи компетентного органу;
5) визначення умов та принципів (засад) обміну даними, інформацією та документами за допомогою інформаційно-комунікаційної системи компетентного органу, у тому числі з іноземними національними організаціями захисту рослин та міжнародними організаціями.
7. Порядок електронної реєстрації осіб в інформаційно-комунікаційній системі компетентного органу, визначення ролей її користувачів і функціонування особистого електронного кабінету визначаються компетентним органом та затверджуються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері захисту рослин.
8. Обробка персональних даних через інформаційно-комунікаційну систему компетентного органу, а також доступ третіх осіб до персональних даних, що містяться в інформаційно-комунікаційній системі компетентного органу, здійснюються з дотриманням вимог законодавства про захист персональних даних.
9. Порядок доступу третіх осіб до персональних даних, що перебувають у володінні компетентного органу як розпорядника публічної інформації, визначається компетентним органом з урахуванням Закону України "Про доступ до публічної інформації" та інших нормативно-правових актів.
10. Фінансування витрат, пов’язаних із створенням, технічною підтримкою, обслуговуванням програмного забезпечення інформаційно-комунікаційної системи компетентного органу, забезпечується за рахунок коштів державного бюджету та з інших джерел, не заборонених законом.