Дійсним є тільки один судновий журнал (в Реєстрі позначається активним). Усі інші зареєстровані суднові журнали в Реєстрі позначаються неактивними.
Не пізніше ніж за 10 календарних днів до планового дня закінчення дійсного суднового журналу судновласник повідомляє про це Адміністрацію судноплавства та вказує дату початку ведення наступного зареєстрованого суднового журналу, на підставі чого Адміністрація судноплавства вносить до Реєстру відповідну відмітку щодо дійсності наступного зареєстрованого суднового журналу (в Реєстрі позначається активним).
Повідомлення про дату початку ведення наступного зареєстрованого суднового журналу направляється Адміністрації судноплавства на вибір заявника:
у паперовій формі за підписом судновласника або уповноваженої ним особи та направляється на поштову адресу Адміністрації судноплавства листом з описом вкладення та повідомленням про вручення, або шляхом особистого звернення;
в електронній формі, через електронний кабінет користувача, із накладанням кваліфікованого електронного підпису заявника або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису заявника відповідно до вимог Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».