Орган міграційної служби, який прийняв до якого надійшла заява розгляду заяву іноземця чи особи без громадянства про надання їй статусу біженця, видає заявникові довідку про подання особою заяви про надання їй статусу біженця, протягом трьох такої заяви, яка є підставою для реєстрації в органі спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади з питань громадянства та реєстрації фізичних осіб. Протягом п'ятнадцяти робочих днів з дня її реєстрації заяви орган міграційної служби проводить співбесіду із заявником, оцінює розглядає відомості, наведені ним в анкеті відомості, анкеті, та інші документи документи, вимагає додаткові відомості і приймає рішення про оформлення документів для вирішення питання щодо надання статусу біженця або про відмову в оформленні документів для вирішення питання щодо надання статусу біженця.зазначеного питання. ( Частина перша статті 12 в редакції Закону N 2601-IV ( 2601-15 ) від 31.05.2005 )
Під час співбесіди заявникові, який не розуміє українську або російську мову, орган міграційної служби забезпечує перекладача, який перекладає на мову, якою заявник може спілкуватися. Заявник має право залучити перекладача за свій рахунок або за рахунок інших юридичних чи фізичних осіб. Перекладач повинен суворо дотримуватися конфіденційності з обов'язковим оформленням органом міграційної служби розписки про нерозголошення відомостей, що містяться в особовій справі заявника. Співбесіда з дитиною, розлученою з батьками, проводиться в присутності її законного представника, який подав заяву про надання статусу біженця від імені дитини, психолога або педагогічного працівника. На прохання законного представника дитини, розлученої з сім'єю, співбесіда з такою дитиною проводиться в присутності адвоката.
Рішення про оформлення або відмову в оформленні документів для вирішення питання щодо надання статусу біженця приймається на підставі письмового висновку працівника, який веде справу, і оформлюється наказом керівника органу міграційної служби.
У разі прийняття рішення про оформлення документів для вирішення питання щодо надання статусу біженця орган міграційної служби видає заявникові довідку про особу, стосовно якої прийнято рішення про оформлення документів для вирішення питання щодо надання їй статусу біженця, яка є підставою для реєстрації в органі спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади з питань громадянства і реєстрації фізичних осіб.
Після отримання довідки про особу, стосовно якої прийнято рішення про оформлення документів для вирішення питання щодо надання їй статусу біженця, особа, яка подала заяву про надання статусу біженця, повертає органу міграційної служби довідку про подання особою заяви про надання їй статусу біженця, передає йому на зберігання свій національний паспорт або інший документ, який посвідчує особу, а також документи, що можуть бути доказом наявності умов для набуття нею статусу біженця, і отримує відповідну розписку.
Рішення про відмову в оформленні документів для вирішення питань щодо надання статусу біженця приймаються за заявами, які є очевидно необґрунтованими, тобто якщо у заявника відсутні умови, передбачені абзацом другим статті 1 цього Закону, а також коли заяви носять характер зловживання, тобто якщо заявник з метою набуття статусу біженця видає себе за іншу особу, а так само за заявами, поданими особами, яким було відмовлено у наданні статусу біженця у зв'язку з відсутністю умов, передбачених для набуття статусу біженця абзацом другим статті 1 цього Закону, якщо зазначені умови не змінилися.
У разі прийняття рішення про відмову в оформленні документів для вирішення питання щодо надання статусу біженця орган міграційної служби протягом трьох робочих днів з дня його прийняття надсилає інформацію про прийняте рішення до відповідного органу внутрішніх справ та до спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у справах міграції, а також видає заявникові або його законному представникові письмове повідомлення з викладенням причин відмови і роз'ясненням порядку оскарження такого рішення.