Питання для включення до порядку денного повинні подаватись Постійним Секретарям не пізніше ніж за 15 робочих днів до засідання. Вся документація, що відноситься до запропонованого питання, повинна бути надіслана Постійним Секретарям не пізніше ніж за 10 робочих днів до засідання.
Базуючись на цих положеннях, попередній порядок денний повинен бути складений та розісланий з усією підтримуючою документацією Секретарям Комітету по Співробітництву та Постійним Представництвам країн-членів не пізніше, ніж за 5 робочих днів до засідання Підкомітету. В виключних випадках, за письмовою згодою обох постійних секретарів, питання можуть бути включені до порядку денного в більш короткі терміни.