Запит на сповіщення, зазначений у статті 5 доповнення IV, оформлюється в письмовій формі у двох примірниках за формою, наведеною у додатку III. Зазначений запит скріплюється офіційною печаткою органу-заявника та підписується посадовою особою, належним чином уповноваженою робити такий запит.
До запиту, зазначеного у попередньому абзаці, долучаються два примірники офіційного документа (або рішення), щодо яких подано запит на сповіщення.