При підготовці та виконанні документів необхідно дотримуватись правил, які забезпечують їх юридичну силу, оперативне та якісне виконання та пошук, можливість обробки із допомогою засобів обчислювальної техніки, використання документів як джерела інформації.
Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових для даного виду документів: найменування організації-автора, найменування виду документа (включаючи заголовок), заголовок до тексту, дата, номер, текст, візи, підпис.
У процесі підготовки і оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо його вимагає призначення документа.