Листи громадян реєструються в канцелярії загального відділу на комп'ютері, в журналі та на реєстраційно-контрольній картці (додаток 5).
У журнал (картотеку комп'ютера) і на картку записуються прізвище та ініціали заявника, місто або область його проживання, вхідний номер, дата реєстрації, короткий зміст питання. Вхідний номер складається з індексу підрозділу, в який направляється лист на розгляд, і порядкового номера. Колективні листи реєструються з позначкою "Колективний" на прізвище першого заявника, якому і направляється відповідь.