Листи, підписані Головою Вищого арбітражного суду України чи його заступниками, реєструються в канцелярії. На звороті копії листа відмічаються прізвище та ініціали виконавця, один екземпляр зберігається в підрозділі виконавця, другий - в канцелярії, третій - в секретаріаті Голови Вищого арбітражного суду або його заступника. Вихідні дані заносяться в комп'ютер і записуються в журнал (на картку).