На вихідних документах і листах колегій, управлінь та відділів, підписаних керівниками підрозділів проставляється вихідний номер, який складається з індексу підрозділу, порядкового номера та дати. Копія документа зберігається в підрозділі виконавця та в службі діловодства.
Відповідальний за діловодство реєструє підготовлену відповідь в журналі вихідних документів. Картка з зазначенням вихідного номера та номера наряду, в якому зберігається копія відповіді, передається на зберігання.