Оформлення справ, запитів на додаткові документи, складання описів (додаток 7) та інші види діловодства у справах ведуть спеціалісти колегій та відповідальні за діловодство працівники загального відділу.
Спеціаліст колегії веде послідовні контрольні хронологічні записи на внутрішньому боці обкладинки справи, а саме: фіксує дати прийняття судових актів, їх розсилки сторонам у справі, список осіб, присутніх у засіданні тощо.
Спеціаліст завіряє кожен лист опису документів справи.