Всі процесуальні документи - ухвали, рішення, постанови надсилаються сторонам, а у відповідних випадках іншим установам і організаціям у копіях, належним чином завірених канцелярією. Оригінали залишаються у справі.
На звороті, у лівому нижньому куті кожного процесуального документа, який залишається у справі, при друкуванні передбачається відмітка щодо розсилки документа. Відмітка завіряється штампом канцелярії і містить у собі вихідний номер реєстрації і дату відсилки. Обов'язково позначається, на адресу яких установ чи організацій, крім сторін, направлено процесуальний документ.
Така ж відмітка робиться на звороті копії наказу, яка залишається у справі.