Після закінчення провадження у справі завершується її формування. Суддя у 5-денний строк після відсилки рішення, (ухвали, постанови) перевіряє наявність процесуальних документів, відповідність оформлення справи вимогам цієї Інструкції, остаточно завіряє опис, після чого справа здається на зберігання в архів. На обкладинці і в журналі реєстрації робиться відповідна позначка.
Передача справи до архіву посвідчується підписом працівника архіву і судді, а також відповідною реєстрацією надходження справи до архіву.