Розглянуті керівництвом колегії (підрозділу) справи та документи відповідальний за діловодство передає під розписку спеціалісту відповідного судового складу (судді) для попередньої експертизи справи (перевірки наявності необхідних документів, підписів, печаток тощо) та доповіді судді, якому доручено розгляд справи.
В процесі передачі справи чи документа відповідальний за діловодство вносить в комп'ютер та в журнал і картку резолюцію голови колегії (керівника підрозділу), прізвище та ініціали виконавця, дату передачі справи (документа) та інші необхідні дані.
Суддя вивчає одержаний позовний матеріал і впродовж 5-ти днів вирішує питання про:
- прийняття позовної заяви до розгляду;
- відмову у прийнятті;
- повернення без розгляду.
При відмові у прийнятті позовної заяви всі матеріали повертаються, згідно з ухвалою в додатку до неї. Крім того, до ухвали додається довідка про повернення сплаченого держмита.
У випадку повернення позовної заяви без розгляду матеріали повертаються із супровідним листом, який готує і підписує суддя.
У разі відмови у прийнятті документів до розгляду або при направленні позовних заяв та інших матеріалів за підвідомчістю на супровідному листі вказується вихідний номер та дата відправки.
Відповідальний за діловодство в колегії вносить вихідні дані в журнал (картку) та комп'ютер і передає в канцелярію для відправки адресату. Копія супровідного листа або ухвали залишається у відповідному наряді колегії.