Замість справи, що відсилається за межі суду, заводиться справа-замінник за тим же номером (жетон) (додаток 17).
Справа-замінник містить у собі підстави для відправки справи ухвалу, запит з резолюцією керівника, копію супровідного листа з вихідними даними та документи щодо справи, які надійшли після її відправки.
У справі-заміннику повинні бути зазначені прізвище та посада особи, у провадженні якої знаходиться справа (експерта, прокурора, судді наглядової інстанції), а також номер службового телефону.
Переміщення справи, яка знаходиться у провадженні судді, без його дозволу не допускається.