Суддя, в провадженні якого знаходилась справа, начальник загального відділу (завідуючий канцелярією) перевіряють стан справи, яка відсилається за межі суду, усувають недоліки щодо оформлення справи.
Забороняється направляти за межі суду справу, формування якої і її оформлення не відповідають вимогам цієї Інструкції, а також за усним розпорядженням судді або керівника суду, без супровідного листа і реєстрації в канцелярії.