Передача справ до архіву здійснюється за складеним працівником архіву графіком, узгодженим керівниками структурних підрозділів та затвердженим керівництвом суду.
Прийом кожної справи проводиться робітником архіву суду в присутності робітника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису навпроти номера кожної справи, включеної до нього, робиться позначка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказується: цифрами та прописом кількість фактично прийнятих до архіву справ, номери відсутніх справ, дата прийому-передач справ, а також підписи завідуючого архівом та особи, яка передавала справи.
Кожний примірник опису справ тимчасового та постійного зберігання затверджується керівником структурного підрозділу.
Разом зі справами до архіву передаються реєстраційні документи (журнали, картки).