Керівники структурних підрозділів та співробітники, які відповідають за діловодство, несуть відповідальність за збереження документів та арбітражних справ.
Справи повинні зберігатись в робочих кімнатах та розташовуватись в шафах, що запираються, здатних забезпечити їх збереження та неможливість доступу сторонніх осіб до документів. З метою підвищення оперативності пошуку документів, справи розміщуються у відповідності з номенклатурою справ. Витяг з номенклатури вміщується на внутрішньому боці дверцят шафи. На корінцях обкладинок справ вказуються реєстраційні номери або індекси згідно з номенклатурою.