При складанні опису справ дотримують таких вимог:
заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої для номенклатури справ схеми систематизації; кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів або частин, то кожний том вноситься до опису під окремим номером); порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів встановлюється за погодженням з архівом суду; графи опису заповнюються відповідно до тих даних, які винесені на обкладинку справи;
при внесенні до опису справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а решта однорідних справ позначається словами "Те ж саме", при цьому інші дані про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок пишеться повністю);
графа опису "Примітка" використовується для відміток про прийом справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт про наявність копій тощо.