Про справи (документи), що надійшли, відповідальний за діловодство доповідає голові колегії (керівникові підрозділу), який розглядає справи (документи) і визначає виконавця.
Відповідальний за діловодство в той же день передає судді чи спеціалісту визначеного судового складу (судді) справи (документи) під розпис у журналі або в картці. Прізвище та ініціали виконавця, а також дата передачі справи вводяться до комп'ютера, записуються в журнал чи на картку.