Позовній заяві працівники загального відділу присвоюють і проставляють на обкладинці і першій сторінці заяви вхідний реєстраційний номер, який вказує:
а) індекс колегії за номенклатурою справ;
б) загальний порядковий номер;
в) індекс судді, якому передається заява (індекси затверджуються щорічно, згідно з персональним складом суддів);
г) порядковий номер у реєстраційному журналі судді.
Наприклад: 03/265-1/35.03 - шифр колегії по розгляду справ за номенклатурою справ;
265 - загальний порядковий номер; 1 - індекс судді;
35 - порядковий номер в журналі судді.
Заяві про перевірку рішення по справі, протесту, заяві про внесення протесту про перегляд рішень, ухвал, постанов присвоюється вхідний номер, який вказує:
а) індекс колегії, відділу за номенклатурою справ;
б) порядковий номер загальний;
в) індекс арбітражного суду, який розглядав справу (додаток 2);
г) індекс судді, якому передано справу (індекси затверджуються щорічно відповідно до персонального складу суддів);
д) порядковий номер в журналі судді;
е) рік надходження справи.
Наприклад: 04/235-1-1/24/95 - шифр колегії по перегляду рішень, ухвал, постанов;
235 - загальний вхідний номер; 1 - Вищий арбітражний суд України; 1 - індекс судді;
24 - порядковий номер в журналі судді;
95 - рік надходження справи.
Реєстрація справ, заяв і документів здійснюється в журналі реєстрації, на реєстраційно-контрольній картці (додаток 3, 4, 5), а також на комп'ютері. Зареєстровані заяви та справи передаються в колегії (структурні підрозділи) відповідальному за діловодство під розписку.
Номер арбітражній справі присвоюється суддею, який її призначає. Він повинен містити порядковий номер судді, встановлений керівництвом суду у визначеному ним порядку, відокремлений похилою рискою від порядкового номера справи цього ж судді протягом поточного року.
Номери процесуальних документів, які утворюються при вирішенні господарських спорів повинні відповідати номеру справи.
Номери процесуальних документів, які утворюються за результатами перевірки рішення, ухвали, постанови в порядку нагляду, складаються з індексів даних документів, згідно номенклатури справ суду, відокремлених похилими рисками від номерів суду, судді та порядкового номера в журналі реєстрації судді.
Наприклад: 04-1/1-5/37,
04-1 - індекс ухвали або постанови судової колегії по перегляду рішень, ухвал, постанов в Номенклатурі справ Вищого арбітражного суду України;
1 - номер Вищого арбітражного суду України згідно додатка 2 Інструкції;
5 - номер судді судової колегії по перегляду рішень, ухвал, постанов;
37 - порядковий номер в журналі реєстрації документів даного судді.