По додаткових матеріалах (документах), що стосуються справ Вищого арбітражного суду України, які розглядаються, працівники загального відділу записують назву організації, вихідний номер та дату документа, проставляють вхідний номер справи, що розглядається або розглянута Вищим арбітражним судом України, з поданням до нього індексів Д1, Д2 і т. д., записують дату реєстрації.
В комп'ютері та на картці фіксується категорія документа або його короткий зміст.
Реєстраційні дані на всі додаткові документи працівники загального відділу вводять в комп'ютер і заповнюють дві реєстраційно-контрольні картки (додаток 4). Одна з них залишається в загальному відділі, друга передається з документом за призначенням.