У залежності від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.
Повному оформленню підлягають судові справи, справи постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років) та справи з особового складу. Повне оформлення справи передбачає:
підшивку справи;
нумерацію аркушів;
складання засвідчувального запису (додаток 30);
складання внутрішнього опису документів справи (додаток 7);
внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення індексу та заголовка справи, дати справи тощо).
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання, крім судових справ, підлягають частковому оформленню: дозволяється зберігати справи у швидкозшивачах, не проводити пересистематизацію документів.
З метою забезпечення зберігання та закріплення порядку розміщення документів, вміщених до справи, всі аркуші, крім аркушів з засвідчувальним записом та внутрішнім описом, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, чорним графітним олівцем або механічним нумератором.