При формуванні справ необхідно дотримуватись таких загальних правил:
вміщувати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ за номенклатурою;
вміщувати разом всі документи, які відносяться до вирішення одного питання, групувати документи одного календарного року, за винятком перехідних справ, особових справ, судових справ, окремо групувати документи постійного та тимчасового строку зберігання. В справі не повинно бути більше 250 арк.
Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження чи складання, приєднуються до документів, яких вони стосуються. Додатки обсягом понад 250 аркушів утворюють окремий том, про що в документі роблять відмітку.