Графи номенклатури справ арбітражного суду та структурних підрозділів заповнюються таким чином.
В графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу.
В номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ в межах структурних підрозділів, для перехідних справ індекс зберігається.
В графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин).
Порядок розташування заголовків розділів та підрозділів номенклатури визначаються ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком.
На початку розміщуються заголовки справ, які містять розпорядчу документацію.
Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.
Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо).
Графу 3 заповнюють після закінчення календарного року.
В графі 4 відмічають строк зберігання справи, номер статті згідно переліку.
При внесенні до номенклатури заголовків, що включають документи, строк зберігання яких не передбачений типовим переліком документів, строк їх зберігання встановлюється експертною комісією відповідного органу Державної архівної служби України.
В графі 5 вказують назву переліку документів, використаних при визначенні строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу установу.