Інформація, яка призначена для передачі, підлягає обов'язковому обліку за заявками (додаток 26), які підписуються керівниками структурних підрозділів та передаються в канцелярію для виконання.
В канцелярії проставляється порядковий номер, дата та час відправки інформації.