Керівник структурного підрозділу призначає відповідального за ведення діловодства, котрий затверджується наказом. Відповідальний за діловодство забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, інформує керівника про їх виконання, знайомить працівників підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства, подає керівникові підрозділу та в загальний відділ звітність про хід роботи з документами.