Заповнення карток на виявлений злочин та інших документів первинного обліку повинно провадитися розбірливо, без скорочень. Прізвище, ім'я та по батькові особи, яка вчинила злочин, записуються друкованими літерами. Прізвище осіб, які підписують картку, повинні вказуватися повністю і чітко.
Відповіді на поставлені в облікових документах запитання повинні чітко відповідати наявним матеріалам і ясно відображати суть справи. Виправлення і дописування в облікових документах обумовлюються особами, які їх підписали.
У числі осіб, які раніше вчиняли злочини, обліковуються всі особи, які раніше скоїли злочини, незалежно від того, були вони засуджені чи звільнялись від кримінальної відповідальності за нереабілітуючих підстав (ст. 7, 7-2, 8, 9, 10 КПК України ( 1001-05 ), а також незалежно від того, погашена чи знята з них судимість, або закривалась щодо них справа у зв'язку з застосуванням акта амністії та із закінченням строків давності (п. 4 ст. 6, 11-1 КПК України ( 1001-05 ).
З цієї категорії виділяються особи, щодо яких, згідно із законом, судимість не знята і не погашена.
Прокурор, слідчий прокуратури, слідчі і працівники дізнання органів внутрішніх справ, податкової міліції після прийняття рішення про злочин, особу, яка його вчинила, чи рішення по кримінальній справі, повинні негайно скласти документи первинного обліку за формами 1, 1.1, 1.2, 2, 3, 4 і особисто їх підписати. Після заповнення розділів картки начальником органу внутрішніх справ, податкової міліції і підписання ним картки, реєстрації злочину в єдиному журналі обліку, слідчі і працівники органу дізнання впродовж доби повинні подати ці картки прокурору для підписання разом з кримінальною справою.
Картки, які заповнені прокурором, підписуються тільки ним.
Прокурори або їх заступники при отриманні статистичних карток (документів первинного обліку) повинні перевірити відповідність даних у картках процесуальним документам справи і підписати ці картки при наявності копій процесуальних документів, котрі залишити в прокуратурі.
Підписані прокурором або його заступником документи первинного обліку передаються негайно після підписання безпосередньо працівнику з обліково-реєстраційної та статистичної роботи міськрайліноргану внутрішніх справ під підпис у спеціальному журна лі (форма журналу для органів прокуратури встановлена вказівкою Генпрокуратури України від 30.09.92 р. N 11-40).
Якщо прокурор не погоджується з прийнятим слідчим або органом дізнання рішенням по справі, то він документи первинного обліку не підписує.
Працівник з обліково-реєстраційної та статистичної роботи міськрайліноргану внутрішніх справ після одержання в прокуратурі документів первинного обліку повинен зробити в них необхідні відмітки, внести записи до єдиного журналу обліку злочинів, кримінальних справ і осіб, які їх вчинили (або перевірити ці записи, якщо вони були внесені раніше) і впродовж доби направити картки безпосередньо до обліково-реєстраційного підрозділу органів внутрішніх справ.
Якщо міськрайлінорган внутрішніх справ знаходиться у тому ж місці, де й обліково-реєстраційний підрозділ, то документи первинного обліку передаються працівником з обліково-реєстраційної та статистичної роботи міськрайліноргану внутрішніх справ до обліково-реєстраційного підрозділу особисто під підпис у спеціальному реєстрі, в якому повинні бути зазначені: назва картки, номер справи та дата одержання карток працівником УОІ (ВОІ).
Якщо міськрайлінорган внутрішніх справ і обліково-реєстраційний підрозділ розміщені в різних населених пунктах, то працівник з обліково-реєстраційної та статистичної роботи може надіслати документи первинного обліку керівнику обліково-реєстраційного підрозділу поштою з супровідним листом, в якому зазначаються ті ж самі реквізити, що й у реєстрі.
Реєстри та копії супровідних листів зберігаються у діловодстві працівника з обліково-реєстраційної та статистичної роботи міськрайлінорганів внутрішніх справ на протязі одного року після складання річних звітів.
Працівнику з обліково-реєстраційної та статистичної роботи міськрайліноргану внутрішніх справ забороняється передавати будь-кому підписані прокурором картки для внесення в них змін чи доповнень без відома прокурора. Скасувати облік картки може лише той прокурор, який її підписав, або прокурор вищого рівня. Обліково-реєстраційні підрозділи органів внутрішніх справ зобов'язані негайно обліковувати всі документи первинного обліку, що надійшли.
У разі відсутності підпису прокурора чи неможливості врахувати картку у зв'язку з неналежним її оформленням вона повертається для дооформлення через відповідного прокурора з забезпеченням контролю за її поверненням до УОІ (ВОІ).
Такий же порядок руху документів первинного обліку для інших правоохоронних органів, які зазначені в цій Інструкції.
Забезпечення органів прокуратури і внутрішніх справ бланками обліково-реєстраційних документів покладається на МВС України. Інші правоохоронні органи забезпечують підлеглі органи обліковою документацією самостійно.