Злочини реєструються в єдиному журналі обліку злочинів, кримінальних справ і осіб, які вчинили злочини, на підставі карток на виявлений злочин (форма 1) за порушеними кримінальними справами, справами направленими прокурором до суду відповідно до ст. 430 КПК ( 1003-05 ) та в інших випадках, які зазначені в пункті 7 Інструкції.
Відомості про виявлені злочини коригуються за даними картки про наслідки розслідування злочину (форма 1.1), картки на особу, яка вчинила злочин (форма 2) і картки про рух кримінальної справи (форма 3), а також картки на злочин, за вчинення якого особі пред'явлено обвинувачення (форма 4), довідки про наслідки розгляду кримінальної справи судом (форма 6).
Відомості про осіб, що вчинили злочини, в журнал обліку злочинів заносяться на підставі карток про цих осіб (форма 2). Ці відомості коригуються за даними картки про наслідки розслідування злочину (форми 1.1) та довідки про наслідки розгляду кримінальної справи судом (форма 6).
Дані про рух кримінальних справ записуються в журналі з карток форми 3.
Дані про порушення кримінальних справ і їх рух повинні реєструватися в єдиному журналі обліку злочинів, кримінальних справ і осіб, які вчинили злочини, не пізніше 24-х годин з моменту надходження відповідних карток.
Управління (відділи) оперативної інформації та інші обліково-реєстраційні підрозділи органів внутрішніх справ для реєстрації кримінальних справ щорічно виділяють районним, транспортним органам внутрішніх справ та оперативним відділам установ виконання покарань, які ведуть розслідування у кримінальних справах, необхідну кількість реєстраційних номерів. У районі кількість виділених номерів з урахуванням обсягу роботи розподіляється між органами внутрішніх справ, податкової міліції та органами прокуратури, про що повідомляється в Управління (відділи, відділення) оперативної інформації.
Слідчий (працівник дізнання) органу внутрішніх справ і податкової міліції одночасно із заповненням картки на виявлений злочин отримує в органі внутрішніх справ порядковий номер справи. Слідчий прокуратури отримує порядковий номер справи, яку прийнято ним до провадження, в прокуратурі.
Справи, що надходять для розслідування із органів прокуратури до органів внутрішніх справ чи податкової міліції або з органів внутрішніх справ чи податкової міліції до органів прокуратури даного району (міста), а також справи, що надійшли за підслідністю по територіальності з одного району (міста) в інший район (місто) тієї ж області, вдруге не реєструються і закінчуються провадженням за номером первинної реєстрації.
Злочини по кримінальних справах, виділені з інших справ (якщо раніше злочини по цих справах були зняті з обліку), ставляться на облік.
Злочини по кримінальних справах, що надійшли для провадження розслідування з органів прокуратури і внутрішніх справ інших держав за місцем вчинення злочину, органів суду, податкової міліції, Служби безпеки України та військової прокуратури, знімаються з обліку в цих органах і реєструються в територіальних органах внутрішніх справ, як вперше порушені справи.
Злочини по кримінальних справах, відновлені для провадження додаткового розслідування, вдруге не реєструються. Не підлягають реєстрації кримінальні справи, що надійшли з інших органів для виконання окремих доручень (допит, очна ставка тощо).
Якщо кримінальні справи об'єднуються в одну справу у зв'язку з тим, що злочини, вчинені однією і тією ж особою, то в журналах обліку злочинів робляться відповідні позначки про об'єднання цих справ, але зміни у звітність про кількість зареєстрованих злочинів не вносяться.
У разі пересилки кримінальної справи в іншу область, Автономну Республіку Крим для розслідування за місцем вчинення злочину, Управління (відділ) оперативної інформації або інший обліково-реєстраційний підрозділ надсилає облікові картки та повідомлення про направлення кримінальної справи до відповідного обліково-реєстраційного органу. Останній реєструє цей злочин після з'ясування, чи не був він облікований раніше.
На централізований облік у поточному звітному періоді також повинні ставитись і відображатись у відповідних статистичних звітах усі злочини, кримінальні справи по яких порушені у попередньому звітному році, які надійшли за підслідністю з інших органів, де вони у зв'язку з цим були зняті з обліку. У разі повернення таких справ до того органу, який раніше надсилав справу, злочини повинні бути відновлені на обліку в цьому органі і у тому звітному періоді, коли справу було повернуто.
У разі, коли в кримінальній справі розслідується декілька злочинів, що вчинені на території різних областей, слідчий (працівник дізнання), у провадженні якого знаходиться справа, направляє картки до обліково-реєстраційного підрозділу органів внутрішніх справ для обліку злочинів за місцем їх вчинення (де вони обліковуються незалежно від будь-якої місцевої нумерації кримінальних справ).
При реєстрації злочинів у кримінальній справі прокуратури в журналі обліку проставляється номер справи з додаванням літер "ПР", а у кримінальній справі податкової міліції - "ПМ".
Додатково виявлені у процесі розслідування злочини реєструються в журналі з зазначенням наступного порядкового номера запису та номера справи, за якою вони виявлені. У журналі цей додатковий злочин позначається літерами "ДВ".
При заповненні картки на додатково виявлений злочин слід мати на увазі, що додатковою вважається картка, складена на виявлений у процесі розслідування у цій справі інший, раніше не зареєстрований злочин, якщо їх розслідування об'єднано в одну справу.
Установлені єдині документи первинного обліку злочинів, кримінальних справ і осіб, що вчинили злочини (статистичні картки форм 1, 1.1, 1.2, 2, 3, 4 та довідки ф. 6), призначені для автоматизованої обробки на ЕОМ.
Обліково-реєстраційні підрозділи, за погодженням з прокуратурами Автономної Республіки Крим, областей, міст, інших прирівняних до них прокурорів, при обробці статистичної інформації можуть використовувати засоби ЕОМ для ведення єдиних журналів обліку злочинів, кримінальних справ і осіб, які вчинили злочини, та контрольних журналів на магнітних носіях. В кінці звітного періоду ця інформація роздруковується і зберігається в окремій справі працівника з обліково-реєстраційної та статистичної роботи.
Документи первинного обліку злочинів зберігаються в обліково-реєстраційних підрозділах органів внутрішніх справ впродовж одного року після складання на їх підставі статистичної звітності про злочинність та даних щодо осіб, які вчинили злочини, за умови, що по справах, які направлені до суду, надійшли довідки за формою 6 та по закритих кримінальних справах при їх наявності в архівах інформаційного підрозділу.
Документи первинного обліку про злочини, по яких кримінальні справи зупинені за п.1 ст. 206 (ст.207), п.3 ст. 206 (ст. 209) КПК ( 1002-05 ) знищенню не підлягають і вони зберігаються до закінчення кримінальної справи.
Реєстрація злочинів, осіб, що їх вчинили, кримінальних справ в органах внутрішніх справ на транспорті, обліково-довідкових підрозділах обласних управлінь Служби безпеки України, військових прокуратурах регіонів проводиться у тому ж порядку, як і в міськрайорганах внутрішніх справ.