Відомості про судові рішення у кримінальних справах, направлених до суду, заповнюються в журналах обліку злочинів на підставі довідок про наслідки розгляду кримінальної справи судом (форма 6).
Для одержання таких довідок прокурор, слідчий або працівник дізнання, які проводили розслідування, при направленні справи або матеріалу до суду повинен підшити на початку справи чи матеріалів бланк довідки на кожного обвинуваченого з відображенням його анкетних даних.
Ці довідки з усіх розглянутих справ надсилаються судами до органів внутрішніх справ та податкової міліції, слідчих підрозділів органів Служби безпеки України за місцем проведення слідства не пізніше 5-ти робочих днів з дня набрання рішенням суду (вироком, постановою, ухвалою) законної сили чи повернення справи після розгляду судом апеляційної інстанції (касаційної інстанції - у випадку винесення вироку апеляційним судом).
Підрозділи податкової міліції після одержання довідок за формою 6 направляють їх до міськрайлінорганів внутрішніх справ за місцем реєстрації кримінальних справ.
Міськрайліноргани внутрішніх справ, слідчі підрозділи органів Служби безпеки України, військові прокуратури після одержання цих довідок вносять відомості про судимість у журналі обліку злочинів і не пізніше 3-х робочих днів з дня надходження довідок пересилають їх до обліково-реєстраційних підрозділів для використання цих документів при статистичному і оперативно-довідковому обліку осіб, які вчинили злочини.