При направленні прокурору кримінальної справи з подальшою її передачею до суду слідчий або орган дізнання заповнює пункти 1-14 довідки за формою 6 на кожного обвинуваченого і приєднує їх до справи.
Після набрання вироком, постановою про закриття справи, постановою (ухвалою) про застосування примусових заходів медичного характеру законної сили, секретар суду заповнює відповідні пункти про результати розгляду справи та подає на підпис судді. Перевіривши достовірність результатів розгляду справи, суддя підписує дану довідку.
Зазначені довідки по всіх розглянутих справах, у тому числі розслідуваних прокурором або слідчим прокуратури, повертаються судами з супровідними листами (під розписку або надсилаються заказним листом) в правоохоронні органи за місцем проведення слідства не пізніше 5-ти робочих днів з дня набрання рішенням суду (вироком, постановою, ухвалою) законної сили чи повернення справи після розгляду судом апеляційної інстанції (касаційної інстанції - у випадку винесення вироку апеляційним судом).
При одержанні із суду довідки за формою 6 працівник з обліково-статистичної роботи органу вносить відомості про судимість у журнал обліку злочинів і не пізніше трьох робочих днів з дня надходження довідок пересилає їх до обліково-реєстраційного підрозділу для використання цих документів при статистичному і оперативно-довідковому обліку осіб, які вчинили злочини.