Для здійснення належного нагляду за достовірністю обліку злочинів і своєчасним поданням документів первинного обліку у всіх органах прокуратури повинен бути заведений журнал обліку статистичних карток, підписаних прокурором. До журналу необхідно вносити такі дані: дата порушення справи, у т.ч. відповідно до ст. 430 КПК України ( 1003-05 ), номер справи, прізвище слідчого чи особи, яка прова дила дізнання, дата надходження картки від слідчого (дізнавача) і дата передачі картки працівнику з обліково-статистичної роботи під підпис 6).
___________________ 6) Вказівка Генпрокуратури України від 30 вересня 1992 року N 11-40.
Працівник з обліково-статистичної роботи правоохоронного органу одержує в канцеляріях прокуратур усі картки (слідчих прокуратури, слідчих і працівників дізнання) підписаних прокурором, під підпис у вказаному журналі.
Після одержання в прокуратурі документів первинного обліку працівник з обліково-статистичної роботи заповнює в них необхідні позначки у розділі 1, на підставі карток робить усі необхідні записи в журналі обліку злочинів і протягом 24 годин направляє їх безпосередньо до обліково-реєстраційного підрозділу.
При цьому, якщо правоохоронний орган знаходиться у тому ж самому місті, де і обліково-реєстраційний підрозділ, документи первинного обліку здаються працівником з обліково-статистичної роботи органу особисто до обліково-реєстраційного підрозділу під підпис у реєстрі, у якому вказується: назва картки, номер справи та дата одержання карток.
Якщо правоохоронний орган і обліково-реєстраційний підрозділ знаходяться в різних населених пунктах, документи первинного обліку можуть направлятися працівником з обліково-статистичної роботи органу начальнику обліково-реєстраційного підрозділу поштою із супровідним листом, в якому вказуються ті ж реквізити, що в реєстрі.
Реєстри і копії супровідних листів зберігаються у діловодстві працівника з обліково-статистичної роботи.