На кожний злочин, особу, яка його вчинила, кримінальну справу, що підлягають обліку, прокурор, слідчий прокуратури або правоохоронних органів 2), а також працівник органу дізнання, які винесли постанову про порушення кримінальної справи чи інший про цесуальний документ про прийняте рішення по суті, складають документи первинного обліку за формами 1, 1.1, 1.2, 2, 3, 4 та особисто їх підписують.
______________________ 2) Далі слідчі прокуратури і правоохоронних органів будуть іменуватися "слідчі", якщо інше не обумовлене в тексті.
Тільки у випадках, коли справа порушена судом з направленням її для провадження досудового слідства або дізнання, а також, коли справа надійшла з Служби безпеки України, підрозділів податкової міліції, військової прокуратури або навпаки для подальшого розсліду вання, картку на виявлений злочин форми 1 заповнює і подає слідчий або працівник органу дізнання, який прийняв справу до свого провадження.
Статистичні картки заповнюються негайно після прийняття рішення по вчиненому злочину та особі, яка його вчинила відповідно до чинного законодавства.
Заповнені і підписані слідчим (працівником дізнання) картки підписуються також прокурором або його заступником і тільки після цього можуть передаватися в прокуратурі працівнику правоохоронного органу, на якого покладена обліково-реєстраційна та статистична робота 3).
________________________ 3) Далі - працівник з обліково-статистичної роботи.
Слідчі після заповнення карток разом з кримінальною справою подають їх прокурору.
Працівник дізнання після заповнення і підпису карток подає їх начальнику правоохоронного органу для заповнення ним свого розділу, перевірки достовірності та повноти відображення в них відповідних відомостей і підписання, а потім разом з кримінальною справою подає їх прокурору.
Документи первинного обліку, складені слідчим, перевірки і підписання начальником правоохоронного органу не потребують. Він заповнює і підписує тільки свій розділ цих облікових документів.
Картки, заповнені прокурором, підписуються тільки прокурором. Слідчі та працівники дізнання продовж після прийняття рішення про злочин, особу, яка його вчинила, чи рішення по кримінальній справі повинні представити прокурору для підписання картки первинного обліку разом з кримінальною справою та копіями процесуальних документів відповідно до чинного законодавства.
Прокурори підписують картки після перевірки відповідності їх матеріалам кримінальних справ і при наявності поданих до прокуратури, передбачених законом, копій процесуальних документів. Якщо картки подаються без цих документів, прокурори зобов'язані вжити заходи для усунення порушень закону. При підписанні карток прокурори повинні перевірити відповідність даних у картках матеріалам кримінальної справи.
Підписані прокурором картки негайно передаються в прокуратурі безпосередньо працівнику з обліково-реєстраційної роботи.
Працівник з обліково-статистичної роботи зобов'язаний перевірити в картках правильність дублювання відомостей відповідних пунктів цифровими індексами, які розміщені в графоклітках з правого боку карток та правильність заповнення даних, які відмічаються в картках за довідниками, зробити відповідні відмітки в документах первинного обліку. Протягом 24-х годин з моменту одержання карток у прокуратурі працівник з обліково-статистичної роботи повинен зробити в єдиному журналі обліку злочинів, кримінальних справ і осіб, які вчинили злочини 4), необхідні записи і направити облікові документи безпосередньо до обліково-реєстраційного підрозділу.
_____________________ 4) Далі - журнал обліку злочинів
Обліково-реєстраційні підрозділи зобов'язані негайно врахувати всі надіслані і підписані прокурором документи первинного обліку і не мають права відкладати постановку на облік або виключати їх з обліку. У разі відсутності підпису прокурора або його заступника чи неможливості врахувати картку в зв'язку з неналежним її оформленням вона повертається для дооформлення через відповідного прокурора, з забезпеченням контролю за її поверненням. В обліково-реєстраційних підрозділах повинен бути запроваджений облік карток повернутих для дооформлення. Відмінити облік карток може тільки прокурор, який їх підписав або прокурор вищого рівня.