На українські карбованці, що підлягають утилізації, регіональними управліннями Національного банку складається супровідний опис у трьох примірниках (додаток N 4), в якому вказується номер і дата відповідного наказу по регіональному управлінню Національного банку, а також номер і дата наказу-ордера на видачу цінностей для утилізації, прізвище, ім'я і по батькові старшого контролера та старшого касира, включених згідно з наказом до комісії з утилізації цінностей.
Перший примірник опису вручається старшому бригади інкасаторів для передачі старшому контролеру і старшому касиру, включених до складу комісії по утилізації цінностей, яким вони користуються при прийманні цінностей. Другий примірник опису використовується бригадою інкасаторів для приймання і здавання цінностей, і після виконання завдань передається до відділу інкасації регіонального управління Національного банку. Третій примірник опису залишається в регіональному управлінні Національного банку в касових документах разом з наказом-ордером.
Приймання від інкасаторів грошових білетів на місці їх утилізації проводиться старшим контролером і старшим касиром, включеними до складу комісії з утилізації, у присутності голови комісії згідно з першим примірником опису за мішками, з ретельною перевіркою цілості упаковки і чіткості відбитків на пломбах, наявності на ярликах, прикріплених до мішків, найменування вартості українських карбованців, суми вкладення, підписів касирів.
У прийманні від інкасаторів вилучених з обігу українських карбованців старший касир і старший контролер комісії розписуються на звороті другого примірника опису, звіривши його попередньо з даними першого примірника. У розписці вказується сума прийнятих цінностей, кількість місць, дата приймання. Розписка скріплюється також підписами усіх членів бригади інкасаторів.