Для проведення утилізації українських карбованців наказом начальника регіонального управління Національного банку України призначається комісія у складі: голови комісії, старшого контролера, старшого касира, ревізора та інших членів комісії. До складу комісії також включається представник органів МВС (за узгодженням). Визначається початок роботи комісії. Головою комісії призначається заступник начальника регіонального управління Національного банку.
На старшого контролера і старшого касира, включених до складу комісії, покладаються функції приймання, зберігання, видачі та обліку грошових білетів, доставлених до місця утилізації, а також матеріальна відповідальність за схоронність грошових білетів до їх повної утилізації. Відповідальність і функції інших членів комісії обумовлюються наказом начальника регіонального управління Національного банку. Участь усіх членів комісії у прийманні українських карбованців у сховищах та супроводженні їх до місць безпосередньої утилізації є обов'язковою.
З метою забезпечення повного технологічного знищення вилучених з обігу грошових білетів на підприємстві, що здійснює їх утилізацію, видається наказ, яким призначаються окремі спеціалісти підприємства відповідальними за проведення повної переробки сировини та дотримання відповідного технологічного режиму, які разом з членами комісії підписують акт утилізації, підтверджуючи завершення знищення вилучених грошей (за офіційним узгодженням регіонального управління Національного банку з керівництвом підприємства, передбачивши це в договорі на проведення утилізації).