У випадку відсутності запису акта у відділі загсу виконавчого комітету районної (міської) Ради депутатів трудящих заява про видачу повторного свідоцтва надсилається для виконання у відповідний обласний, Київський міський архіви органів загсу.
Якщо запис акта відсутній і в обласному, Київському міському архівах органів загсу, то заявникові видається або висилається довідка про відсутність запису акта громадянського стану.