Якщо записи актів громадянського стану, в які необхідно внести дані, пов'язані з реєстрацією зміни прізвища, імені, по батькові, знаходяться в інших органах загсу, то за місцем їх знаходження надсилаються повідомлення про внесення необхідних змін.
На підставі вказаного повідомлення відділ загсу за місцем знаходження відповідного запису акта вносить до першого примірника необхідні зміни, надсилає нове свідоцтво у відділ загсу для вручення заявнику за місцем його проживання, після чого пересилає повідомлення до відповідного архіву органу загсу для внесення змін у другий примірник цього запису акта.