Групувати в справи треба документи одного діловодного року. В середині справи документи систематизуються в хронологічному порядку, причому документ-відповідь має розміщуватися після документа-запиту.
Плани та звіти повинні вміщуватися в справи (наряди) того року, до якого вони належать за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.