На справи постійного зберігання складаються окремі описи.
Опис складається з річних розділів і являє собою перелік назв справ (нарядів) з включенням до нього необхідних відомостей про їх склад і зміст.
Описи справ складаються у чотирьох примірниках за встановленою формою (додаток N 13).
У кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і словами) кількість справ, внесених до опису, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі. Закінчення опису обов'язково погоджується з державним архівом.