Обкладинки справ оформляються відповідно до номенклатури справ, що ведеться у відділі реєстрації актів громадянського стану.
Заголовок на обкладинку справи переноситься з номенклатури справ після його уточнення.
Дати на обкладинці повинні відповідати року заведення і закінчення справи.
На обкладинках справ, що складаються з декількох томів (частин), вказуються крайні дати документів кожного тому (частини).
Кількість аркушів у справі вказується цифрами на підставі даних посвідчувального напису.
Написи на обкладинках справ тимчасового та постійного зберігання треба робити чітко, світлостійким чорнилом або тушшю.