По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діловодство у відділі реєстрації актів громадянського стану, провадить підготовку справ до архівного зберігання і уточнює систематизацію документів у справах, здійснює оформлення справ (нарядів).
Справи постійного зберігання вміщуються в тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку, прошиваються і нумеруються.