Документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі.
Найменування установи та її структурного підрозділу, яким адресується лист, зазначаються в називному відмінку, наприклад: Міністерство юстиції України Управління організації роботи органів реєстрації актів громадянського стану.
При адресуванні документа керівнику установи або його заступнику найменування установи повинно входити до складу найменування посади адресата, наприклад: Заступнику начальника управління юстиції Київської міської державної адміністрації - начальнику відділу реєстрації актів громадянського стану ____________________________. (ініціали та прізвище)
Поштова адреса кореспондента вказується повністю після назви установи, якій надсилається документ.
При адресуванні документа громадянину спочатку зазначаються поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача, наприклад: 252022, м.Київ-22, вул.Ломоносова, 18, кв.59 Ковалю І.І.