При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали документи, а розподіл обов'язків серед членів комісії, наприклад: Голова комісії ____________ К.К.Чалий. (підпис) Члени комісії ____________ М.Т.Бут, (підпис)
____________ І.Л.Козаченко. (підпис) 4.12. Якщо документ має додаток, повна назва якого наводиться в його тексті, в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників, наприклад: Додаток: на 5 арк. у 2 прим. Якщо документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників, наприклад: Додаток: додаток до звіту за ф.97-а на 3 арк. у 1 прим. При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту. 4.13. На документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова "До справи" і номер справи (наряду), в яку повинен бути підшитий виконаний документ. 4.14. На вихідному документі проставляється номер, що відповідає порядковому номеру у журналі реєстрації вихідних документів і номеру справи (наряду), в якій буде зберігатись примірник вихідного документа. 4.15. Кореспонденція надсилається адресатам поштою або передається нарочним. В останньому разі вона вручається адресату під розписку в розносній книзі (додаток N 11).