Документи, що виходять з відділу реєстрації актів громадянського стану, підписуються його керівником або особою, виконуючою її обов'язки. Копії відправлених документів, що залишаються у відділі реєстрації актів громадянського стану, повинні бути завізовані виконавцем.
До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис та його розшифровка, наприклад: Завідуючий відділом реєстрації актів громадянського стану __________ А.М.Петренко. (підпис)