На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп.
У штампі вказуються дата надходження документа та його індекс, який складається з порядкового номера за реєстраційним журналом та номера справи (наряду) за номенклатурою справ, в якій буде зберігатися документ.