Документи та записи групи операторів
Група операторів веде такі документи й записи для цілей системи внутрішнього контролю (СВК):
(a) список членів групи операторів, який складають на основі реєстрації кожного члена і який містить такі елементи для кожного члена групи операторів:
(i) найменування та ідентифікацію (кодовий номер);
(ii) контактні дані;
(iii) дату реєстрації;
(iv) загальну площу земель під управлінням члена, з зазначенням, частиною якого виробничого підрозділу вона є: органічного, неорганічного чи перехідного періоду;
(v) інформацію про кожен виробничий підрозділ і/або діяльність: розмір, місцезнаходження, у тому числі, за наявності, мапу, продукт, дату початку перехідного періоду і прогнозований вихід продукції;
(vi) дату останнього внутрішнього інспектування з зазначенням імені та прізвища інспектора СВК;
(vii) дату останнього офіційного контролю, проведеного компетентним органом або, у відповідних випадках, установою контролю чи органом контролю, з зазначенням імені та прізвища інспектора;
(viii) дату та версію списку;
(b) підписані договори про членство між членом і групою операторів як юридичною особою, які включають права та обов’язки члена;
(c) звіти про внутрішні інспектування, підписані інспектором СВК та членом групи операторів, якого інспектували, які включають принаймні такі елементи:
(i) найменування відповідного члена та місцезнаходження виробничого підрозділу або об’єктів, у тому числі центрів закупівель і збирання, де провадиться згадана у статті 36(1)(a) Регламенту (ЄС) 2018/848 діяльність, яка підлягає інспектуванню;
(ii) дату і час початку та завершення внутрішнього інспектування;
(iii) факти, які виявило інспектування;
(iv) обсяг/область аудиту;
(v) дату звіту;
(vi) ім’я та прізвище внутрішнього інспектора;
(d) картки обліку проходження навчання інспекторами СВК, які містять таку інформацію:
(i) дати навчання;
(ii) предмет навчання;
(iii) ім’я та прізвище тренера;
(iv) підпис слухача;
(v) у відповідних випадках, оцінку набутих знань;
(e) картки обліку проходження навчання членами групи операторів;
(f) записи щодо заходів, вжитих керівником СВК у випадку невідповідності, які включають:
(i) членів, до яких застосовані заходи у випадку невідповідності, в тому числі тих, чиє членство було тимчасово припинене, скасоване, або тих, для яких потрібен новий перехідний період;
(ii) документацію щодо виявленої невідповідності;
(iii) документацію щодо моніторингу заходів;
(g) записи щодо простежуваності, в тому числі, у відповідних випадках, інформацію про таку діяльність:
(i) закупівлю та розповсюдження сільськогосподарських вхідних продуктів, включно з репродуктивним матеріалом рослин, які здійснює група;
(ii) виробництво, в тому числі збирання врожаю;
(iii) зберігання;
(iv) підготовку;
(v) доставку продуктів від кожного члена до спільної системи реалізації;
(vi) введення в обіг продуктів групою операторів
(h) письмові домовленості та договори між групою операторів і субпідрядниками, в тому числі інформацію про характер діяльності за субпідрядом;
(i) призначення керівника СВК;
(j) призначення інспекторів СВК, а також список інспекторів СВК.
Керівник СВК оновлює список членів, зазначений у пункті (a) першого параграфа, після кожної зміни в елементах, зазначених у пункті (a)(i)-(viii), і зазначає, чи членство якогось із членів тимчасово припинене чи скасоване в рамках заходів у випадку невідповідності, вжитих у результаті внутрішніх інспектувань або офіційного контролю.